1 Introduzione

DocGenius, è una piattaforma SaaS rivoluzionaria progettata per trasformare il modo in cui le aziende di tutti i settori creano documenti professionali. Grazie all'utilizzo avanzato dell'intelligenza artificiale, DocGenius rende la creazione di documenti non solo più accessibile ma anche più efficace, consentendo ai nostri utenti di concentrarsi su ciò che è davvero importante per la loro attività.

In DocGenius, comprendiamo l'importanza cruciale della protezione dei dati personali. È per questo che ci siamo impegnati a porre la sicurezza e la riservatezza dei dati dei nostri utenti al centro delle nostre priorità. Ci impegniamo a mantenere una trasparenza totale nel trattamento dei dati personali, assicurando così il rispetto della privacy di ciascuno dei nostri utenti. La nostra piattaforma è rigorosamente progettata per essere in conformità con gli standard internazionali e le normative vigenti, tra cui il GDPR (General Data Protection Regulation) in Europa e le leggi pertinenti negli Stati Uniti, riflettendo il nostro impegno verso i mercati europeo e americano.

Questa politica sulla privacy mira a informarti in modo chiaro e preciso sul modo in cui i tuoi dati personali vengono raccolti, utilizzati, condivisi e protetti da DocGenius. Sottolinea inoltre i tuoi diritti in qualità di utente e le misure che adottiamo per garantire la protezione dei tuoi dati. Ti invitiamo a leggere attentamente questo documento per comprendere le nostre pratiche in materia di privacy e come contribuiscono a rendere DocGenius una piattaforma sicura e affidabile per tutti.

2 Raccolta dei dati

La sezione Raccolta dei dati dettaglia i metodi e le categorie di dati che DocGenius raccoglie per fornire e migliorare i propri servizi. Sottolinea il nostro impegno a rispettare la privacy dei nostri utenti garantendo al contempo un'esperienza utente personalizzata ed efficiente.

2.1 Informazioni personali

DocGenius attribuisce grande importanza alla protezione della privacy e alla sicurezza delle informazioni personali dei propri utenti. Nel quadro del nostro impegno a offrire un'esperienza utente personalizzata ed efficiente, DocGenius raccoglie dati personali specifici, necessari per la fornitura dei propri servizi.

Le informazioni personali raccolte includono, ma non si limitano a, il nome, l'indirizzo e-mail, il numero di telefono, nonché i dati aziendali relativi all'utente. Queste informazioni consentono a DocGenius di personalizzare l'esperienza utente, migliorare la qualità dei propri servizi e facilitare i processi di fatturazione. Inoltre, le preferenze di servizio e le interazioni con la piattaforma vengono raccolte anche per offrire servizi più adatti alle esigenze specifiche di ciascun utente.

Il consenso degli utenti è una priorità per DocGenius. Viene ottenuto in modo trasparente utilizzando una casella di controllo durante la registrazione o prima della presentazione di moduli online. Questo approccio garantisce che gli utenti siano pienamente informati e consapevoli della raccolta e del trattamento dei propri dati personali.

DocGenius offre inoltre la possibilità ai propri utenti di gestire o modificare le proprie preferenze in merito alla raccolta di informazioni personali. Gli utenti possono accedere alle impostazioni del proprio account in qualsiasi momento per regolare le proprie preferenze, inclusa la disattivazione della raccolta di determinati dati come i cookie o la modifica delle preferenze di comunicazione di marketing.

La protezione e la minimizzazione dei dati raccolti sono al centro delle nostre preoccupazioni. Le informazioni personali sono protette da sistemi di sicurezza all'avanguardia e da una formazione regolare dei dipendenti sulle migliori pratiche di riservatezza e sicurezza dei dati. DocGenius si impegna a non raccogliere alcun dato aggiuntivo senza una necessità giustificata, assicurando così il rispetto della privacy dei propri utenti pur fornendo servizi di qualità.

2.2 Dati di comportamento e di utilizzo

Nel quadro del nostro impegno a offrire un'esperienza utente ottimale, DocGenius presta particolare attenzione alla raccolta e all'analisi dei dati di comportamento e di utilizzo. Questi dati, essenziali per comprendere e migliorare l'interazione degli utenti con la piattaforma, includono:

• Dati di navigazione: come le pagine più visitate, il tempo trascorso sul sito e i percorsi di navigazione utilizzati. Queste informazioni consentono a DocGenius di identificare le funzionalità più apprezzate e quelle che necessitano di miglioramenti.
• Azioni sul sito: inclusi i clic su pulsanti specifici, l'utilizzo di funzionalità e le risposte a sondaggi o moduli online. Questi dati aiutano a comprendere come gli utenti interagiscono con gli elementi della piattaforma.
• Preferenze dell'utente: in termini di interfaccia e funzionalità, desunte dall'analisi dell'utilizzo del sito e dai feedback degli utenti. Ciò consente a DocGenius di personalizzare ulteriormente l'esperienza utente.
• Utilizzo di cookie e altri tracciatori per personalizzare il contenuto e le pubblicità, fornire funzionalità di social media e analizzare il traffico sul sito. Il consenso degli utenti viene ottenuto in modo trasparente, garantendo il rispetto della loro privacy.

La raccolta di questi dati avviene tramite servizi di terze parti come Google Analytics, sempre nel pieno rispetto del GDPR. DocGenius si assicura che questi servizi di terze parti siano conformi agli standard di protezione dei dati, garantendo così la sicurezza e la riservatezza delle informazioni raccolte. Il consenso degli utenti viene ottenuto separatamente per ciascun servizio di terze parti, rafforzando la trasparenza e il controllo degli utenti sui propri dati.

La durata di conservazione dei dati di comportamento e di utilizzo è limitata a 1 anno, dopo il quale vengono eliminati o anonimizzati. Questo periodo consente a DocGenius di effettuare analisi longitudinali per migliorare continuamente la piattaforma, pur rispettando il principio di minimizzazione dei dati.

2.3 Dati tecnici

Nel quadro del nostro impegno a offrire un'esperienza utente ottimale e sicura, DocGenius presta particolare attenzione alla raccolta dei dati tecnici. Questi dati, essenziali per garantire la compatibilità e l'efficienza della piattaforma, includono:

• Sistema operativo: La conoscenza del sistema operativo dell'utente consente a DocGenius di ottimizzare i propri servizi per diversi ambienti, garantendo così un'esperienza utente fluida e senza intoppi.
• Tipo e versione del browser: Queste informazioni sono fondamentali per garantire che DocGenius funzioni correttamente su diversi browser e delle relative versioni, consentendo così di identificare e correggere eventuali problemi di compatibilità.
• Log di accesso: I log, inclusi data, ora e durata delle sessioni, vengono analizzati per comprendere l'utilizzo della piattaforma e identificare eventuali problemi tecnici. Questi dati sono essenziali per mantenere le prestazioni e la sicurezza di DocGenius.
• Risoluzione dello schermo e lingue preferite: Queste informazioni consentono a DocGenius di migliorare la visualizzazione della propria piattaforma e di renderla accessibile a un pubblico internazionale, adattando l'interfaccia utente alle preferenze linguistiche e alle specificità dei dispositivi di visualizzazione.

La raccolta di questi dati tecnici viene effettuata nel pieno rispetto della privacy degli utenti e conformemente alle normative vigenti, in particolare al GDPR. DocGenius si impegna a utilizzare questi dati esclusivamente per migliorare la qualità dei propri servizi e garantire un'esperienza utente sicura e personalizzata.

La protezione di questi dati è assicurata da misure di sicurezza avanzate, incluso il cryptaggio SSL/TLS per le trasmissioni di dati e i sistemi di rilevamento delle intrusioni per prevenire qualsiasi accesso non autorizzato. DocGenius si impegna a conservare questi dati tecnici solo per la durata strettamente necessaria al raggiungimento degli obiettivi menzionati in precedenza, dopodiché vengono eliminati o anonimizzati.

2.4 Dati raccolti tramite terze parti

Nel quadro del nostro impegno a offrire un'esperienza utente arricchita e personalizzata, DocGenius collabora con terze parti per raccogliere dati aggiuntivi. Questa collaborazione consente di arricchire le informazioni disponibili sugli utenti e di ottimizzare i servizi offerti. Le fonti specifiche di dati di terze parti utilizzate da DocGenius includono:

• Piattaforme di social media: Piattaforme come Facebook o LinkedIn vengono utilizzate per recuperare informazioni demografiche e interessi. Questi dati consentono a DocGenius di personalizzare ulteriormente i propri servizi e le proprie comunicazioni di marketing, offrendo così un'esperienza più mirata e pertinente per l'utente.
• Google Analytics: Questo strumento di analisi web viene utilizzato per comprendere il comportamento degli utenti sul sito di DocGenius. Le informazioni raccolte aiutano a ottimizzare l'esperienza utente identificando i percorsi degli utenti, le pagine più visitate e le funzionalità più utilizzate.
• Fornitori di database aziendali: Per i clienti aziendali, DocGenius arricchisce le proprie informazioni utilizzando database specializzati. Ciò consente una personalizzazione delle offerte in base al settore di attività e alle dimensioni dell'azienda, garantendo così una proposta di valore più adatta e pertinente.
• Strumenti di sondaggio e indagine: La raccolta diretta di feedback dagli utenti tramite sondaggi e indagini contribuisce significativamente al miglioramento continuo dei servizi di DocGenius. Questi strumenti consentono di raccogliere opinioni e suggerimenti direttamente dagli utenti, arricchendo così la base di conoscenze sulle esigenze e preferenze dei clienti.
• Servizi di pubblicità mirata: Per affinare le proprie campagne di marketing, DocGenius utilizza servizi specializzati nella pubblicità mirata. Questi servizi consentono di trasmettere messaggi di marketing più pertinenti, basati sulle abitudini online degli utenti e sui loro interessi.

DocGenius si impegna a rispettare la riservatezza e la protezione dei dati personali in tutte le interazioni con le terze parti. Il consenso esplicito degli utenti viene ottenuto prima di qualsiasi raccolta di dati tramite queste fonti esterne, conformemente alle normative vigenti, in particolare al GDPR. Gli utenti hanno la possibilità di gestire le proprie preferenze e revocare il proprio consenso in qualsiasi momento, garantendo così un controllo totale sui propri dati personali.

La sicurezza dei dati raccolti tramite terze parti è una priorità per DocGenius. Vengono stipulati accordi di riservatezza e vengono adottate misure di sicurezza appropriate con ciascun partner per garantire la protezione dei dati da accessi non autorizzati o utilizzi impropri.

3 Utilizzo dei dati

La sezione Utilizzo dei dati descrive come DocGenius impiega le informazioni raccolte per arricchire l'esperienza utente e migliorare la qualità dei propri servizi. Si articola in diversi aspetti chiave, che vanno dall'ottimizzazione dell'interfaccia utente alla personalizzazione dei servizi, passando per analisi statistiche e iniziative di comunicazione di marketing mirate. Ogni sottosezione evidenzia il nostro impegno a utilizzare i dati in modo responsabile e innovativo, sempre allo scopo di rispondere al meglio alle esigenze dei nostri utenti.

3.1 Miglioramento dell'esperienza utente

Il miglioramento dell'esperienza utente è al centro delle nostre preoccupazioni. Utilizzando i dati raccolti, la nostra piattaforma si sforza di offrire un'esperienza utente altamente personalizzata e intuitiva. I dati di comportamento e di utilizzo vengono analizzati per comprendere le esigenze specifiche dei nostri utenti, consentendo così a DocGenius di adattare e ottimizzare la propria interfaccia e le proprie funzionalità di conseguenza.

• Interfaccia utente intuitiva: Grazie all'analisi delle interazioni degli utenti con la nostra piattaforma, DocGenius regola dinamicamente la propria interfaccia per soddisfare le preferenze individuali, rendendo la navigazione e l'utilizzo della piattaforma il più fluido possibile.
• Funzionalità di integrazione avanzate: I dati raccolti consentono a DocGenius di comprendere quali strumenti e piattaforme sono più utilizzati dai propri clienti. Ciò ci aiuta a sviluppare integrazioni avanzate, semplificando i flussi di lavoro delle aziende consentendo a DocGenius di connettersi facilmente ad altri sistemi essenziali.
• Intelligenza artificiale: L'utilizzo dell'intelligenza artificiale è un pilastro del miglioramento continuo dell'esperienza utente su DocGenius. Analizzando migliaia di documenti professionali, la nostra AI propone suggerimenti per il miglioramento e l'adeguamento, rendendo la creazione di documenti non solo più veloce ma anche più precisa.
• Revisione collaborativa: I dati sull'interazione dei team con i documenti ci consentono di ottimizzare la nostra funzionalità di revisione collaborativa. Ciò facilita una comunicazione efficace e una collaborazione in tempo reale, essenziali in un ambiente professionale dinamico.

In sintesi, DocGenius utilizza i dati raccolti per affinare continuamente la propria offerta, assicurando che ogni utente benefici di un'esperienza altamente personalizzata ed efficiente. Il nostro impegno per il miglioramento dell'esperienza utente è una testimonianza del nostro impegno a fornire una piattaforma che non solo soddisfa le aspettative, ma le supera.

3.2 Servizi personalizzati

DocGenius offre servizi personalizzati ai propri utenti, sfruttando efficacemente i dati raccolti per creare un'esperienza su misura. Questa personalizzazione si manifesta in diversi modi, tutti progettati per massimizzare l'utilità e l'efficienza della nostra piattaforma per ciascun utente.

• Suggerimenti personalizzati: In base alla cronologia delle preferenze in materia di design e contenuto del documento, DocGenius regola automaticamente l'interfaccia utente e le opzioni disponibili. Ciò consente di rendere l'esperienza più intuitiva e allineata alle esigenze specifiche di ciascun utente. I suggerimenti di modelli o funzionalità vengono generati in base alla cronologia di utilizzo e alle interazioni precedenti con la piattaforma, garantendo così che le raccomandazioni siano pertinenti e utili.
• Comunicazione mirata: Gli utenti vengono informati regolarmente sui nuovi servizi personalizzati o sui suggerimenti che potrebbero interessarli, in base alle loro preferenze e alla cronologia di utilizzo. Queste comunicazioni vengono effettuate tramite e-mail, inclusi collegamenti diretti alle nuove funzionalità o suggerimenti. DocGenius incoraggia attivamente i feedback degli utenti tramite moduli online, consentendo un miglioramento continuo dell'esperienza personalizzata.

3.3 Analisi statistiche

Le analisi statistiche aiutano DocGenius a offrire un'esperienza utente migliore migliorando costantemente le prestazioni tecniche. Queste analisi consentono inoltre a DocGenius di individuare tendenze di utilizzo, che vengono utilizzate per adattare e far evolvere i nostri servizi.

• Identificazione delle tendenze di utilizzo: Grazie all'analisi dei dati di comportamento e di utilizzo, DocGenius può identificare le tendenze emergenti tra i propri utenti. Ciò include le funzionalità più apprezzate, i modelli di documenti utilizzati frequentemente e le preferenze in termini di interfaccia.
• Ottimizzazione delle prestazioni tecniche: Le analisi statistiche aiutano a risolvere i problemi tecnici. Monitorando le prestazioni della piattaforma e analizzando i dati relativi al carico del server, DocGenius può ottimizzare le proprie risorse per garantire un'esperienza utente fluida e reattiva. Ciò include l'adeguamento delle capacità del server in base ai picchi di attività e la correzione proattiva dei bug per minimizzare le interruzioni del servizio.
• Miglioramento continuo: Le informazioni ottenute tramite le analisi statistiche alimentano un ciclo di miglioramento continuo in DocGenius. Valutando regolarmente l'efficacia delle modifiche apportate e misurando l'impatto sull'esperienza utente, la nostra piattaforma si assicura che ogni aggiornamento contribuisca positivamente alla soddisfazione degli utenti.

3.4 Comunicazione di marketing

La comunicazione di marketing di DocGenius consente, tra l'altro, l'acquisizione di nuovi clienti, l'aumento della notorietà del marchio e la fedeltizzazione dei clienti esistenti. Utilizzando una combinazione di canali e strategie, DocGenius si assicura di comunicare efficacemente i propri valori, gli aggiornamenti e le innovazioni al proprio pubblico di riferimento.

• Emailing: DocGenius invia regolarmente newsletter e aggiornamenti sulle nuove funzionalità direttamente agli utenti. Queste e-mail sono progettate per essere informative, pertinenti e personalizzate.
• Social media: DocGenius utilizza i social media come Facebook, LinkedIn e X per condividere notizie, suggerimenti per l'utilizzo e interagire con la community.
• Webinar e fiere professionali: La partecipazione a webinar e fiere professionali offre a DocGenius un'opportunità unica di interagire direttamente con i clienti potenziali e attuali.

4 Condivisione dei dati

In questa sezione, trattiamo le modalità di condivisione dei dati raccolti da DocGenius. Descriveremo con chi e in quali circostanze queste informazioni possono essere condivise, sottolineando il nostro impegno a garantire la sicurezza e il rispetto della privacy dei tuoi dati personali.

4.1 Con i dipendenti di DocGenius

DocGenius attribuisce grande importanza alla riservatezza e alla sicurezza dei dati personali dei propri utenti. In questa ottica, l'accesso ai dati personali da parte dei dipendenti di DocGenius è strettamente regolamentato e soggetto a procedure di controllo dell'accesso rigorose.

• Categorie di dipendenti autorizzati: Solo i membri dei team Tecnico e Supporto clienti sono autorizzati ad accedere ai dati personali degli utenti, e ciò solo per esigenze di manutenzione e assistenza. I manager e il Responsabile della protezione dei dati (DPO) dispongono di un accesso completo ai dati, mentre gli altri dipendenti vi hanno accesso sulla base del principio di necessità di conoscenza.
• Procedure di controllo dell'accesso: Per garantire la sicurezza dei dati, DocGenius ha implementato un'autenticazione a più fattori per tutti i dipendenti che hanno accesso ai dati personali. L'accesso è gestito da un sistema di gestione degli accessi basato sui ruoli, assicurando che ciascun dipendente acceda solo ai dati necessari per svolgere le proprie mansioni. Inoltre, ogni accesso ai dati viene registrato in un log di attività, che viene regolarmente sottoposto a revisione per prevenire eventuali accessi non autorizzati o utilizzi impropri dei dati.
• Formazione dei dipendenti: DocGenius si impegna a formare regolarmente i propri dipendenti sulla protezione dei dati personali e il rispetto del GDPR. Una formazione online annuale viene offerta a tutti i dipendenti che hanno accesso ai dati personali, coprendo la sensibilizzazione al GDPR e le migliori pratiche in materia di sicurezza dei dati. Questa formazione è completata da test di validazione delle competenze per garantire la comprensione e l'applicazione dei principi di protezione dei dati da parte di tutti i dipendenti.

Queste misure testimoniano l'impegno di DocGenius a mantenere la riservatezza e la sicurezza dei dati personali dei propri utenti, in conformità con gli standard più elevati di protezione dei dati.

4.2 Con i subappaltatori e i fornitori di servizi

DocGenius collabora strettamente con subappaltatori e fornitori di servizi per migliorare e garantire la sicurezza dell'esperienza utente sulla propria piattaforma. La selezione di questi partner è guidata da criteri rigorosi, che garantiscono una stretta conformità al GDPR e un elevato livello di sicurezza delle informazioni.

• Tipi di dati condivisi: I dati tecnici e comportamentali vengono condivisi con i nostri partner allo scopo specifico di migliorare le prestazioni e le funzionalità della piattaforma. Questi dati sono essenziali per ottimizzare l'esperienza utente e garantire la fluidità dei servizi offerti.
• Criteri di selezione: I nostri subappaltatori e fornitori di servizi sono scelti in base alla loro capacità di rispettare i nostri elevati requisiti in materia di protezione dei dati. La loro esperienza nella gestione sicura dei dati, la loro conformità al GDPR e il loro impegno per un elevato livello di sicurezza delle informazioni sono criteri determinanti nel nostro processo di selezione.
• Procedure specifiche di sicurezza: Per garantire la protezione dei dati condivisi, DocGenius richiede la firma di un accordo di trattamento dei dati (Data Processing Agreement, DPA) con ciascun subappaltatore e fornitore di servizi. Questo accordo include clausole rigorose in materia di protezione dei dati e prevede la realizzazione di audit di sicurezza regolari per garantire il rispetto continuo degli standard di sicurezza.

Queste misure testimoniano l'impegno di DocGenius a mantenere la riservatezza e la sicurezza dei dati personali dei propri utenti, in collaborazione con i propri partner. Ci assicuriamo che ciascun subappaltatore e fornitore di servizi condivida la nostra visione della protezione dei dati e si impegni a rispettare gli stessi elevati standard che applichiamo ai nostri processi interni.

4.3 Con le autorità regolatorie

DocGenius intrattiene una relazione di cooperazione proattiva con le autorità regolatorie per garantire la piena conformità agli standard del GDPR e alle normative degli Stati Uniti. Questa collaborazione si manifesta in diversi scenari specifici:

• In risposta a richieste legali o giudiziarie: Quando DocGenius riceve ordini del tribunale, mandati o qualsiasi altra richiesta legale specifica, la piattaforma procede alla condivisione dei dati personali necessari nel pieno rispetto delle procedure legali. Questa condivisione viene effettuata con la massima attenzione per garantire la protezione dei diritti degli utenti.
• Nel contesto di audit regolamentari: DocGenius partecipa attivamente a audit regolamentari per dimostrare la propria conformità agli standard del GDPR e alle normative degli Stati Uniti. Questi audit possono comportare la condivisione di determinate informazioni con le autorità per dimostrare l'efficacia delle misure di sicurezza e protezione dei dati adottate.
• Iniziativa proattiva di DocGenius: La piattaforma può anche prendere l'iniziativa di segnalare alle autorità regolatorie attività sospette o violazioni dei dati personali. Questo approccio si inserisce nell'impegno di DocGenius per la trasparenza e la sicurezza dei dati, mirando a rafforzare la fiducia degli utenti e a contribuire a un ambiente digitale più sicuro.

DocGenius assicura che qualsiasi condivisione di dati con le autorità regolatorie sia effettuata in conformità con le leggi e le normative vigenti, attuando procedure rigorose per proteggere le informazioni personali degli utenti.

5 Diritti degli utenti

In questa sezione essenziale, affronteremo i diritti fondamentali di cui godono i nostri utenti in materia di gestione dei propri dati personali. Illustreremo il modo in cui DocGenius consente a ciascun utente di esercitare il proprio diritto di accesso, modifica, cancellazione del proprio account, nonché l'esportazione dei propri dati, garantendo così un controllo totale sulle proprie informazioni personali.

5.1 Accesso e modifica

DocGenius riconosce l'importanza di consentire agli utenti di controllare i propri dati personali. Per questo motivo, offriamo la possibilità di accedere e modificare le informazioni personali che conserviamo su di loro.

Per richiedere l'accesso o la modifica dei propri dati personali, gli utenti possono utilizzare un modulo online specifico, disponibile nella propria area personale sulla piattaforma DocGenius. In alternativa, le richieste possono essere inviate direttamente via e-mail al nostro Responsabile della protezione dei dati (DPO) all'indirizzo seguente: dpo@docgenius.app.

Una volta inviata la richiesta, DocGenius si impegna a elaborare e completare ciascuna richiesta entro 30 giorni dalla ricezione.

5.2 Cancellazione dell'account

DocGenius attribuisce grande importanza al diritto dei propri utenti di gestire i propri dati personali. Ciò include la capacità di cancellare il proprio account sulla piattaforma. Ecco i passaggi e le conseguenze associate alla cancellazione di un account:

Per cancellare il tuo account, segui questi passaggi:

1. Accedi alle impostazioni dell'account sulla piattaforma DocGenius.
2. Seleziona l'opzione "Cancella il mio account".
3. Riceverai un'e-mail di conferma per confermare questa azione.

Conseguenze della cancellazione:

• La cancellazione del tuo account è temporanea per un periodo di 30 giorni, durante il quale puoi riattivare il tuo account contattando il nostro supporto.
• Dopo questo periodo, la cancellazione diventa irreversibile e tutti i tuoi dati personali saranno cancellati immediatamente dai nostri sistemi.

Eccezioni alla cancellazione immediata dei dati:

• Le informazioni di transazione e fatturazione vengono conservate per 5 anni per motivi di conformità fiscale.
• I log di attività e i dati di sicurezza vengono conservati per 1 anno per assistere in caso di audit di sicurezza o conformità legale.

Per qualsiasi domanda o preoccupazione, non esitare a contattare il nostro Responsabile della protezione dei dati (DPO) all'indirizzo dpo@docgenius.app.

5.3 Esportazione dei dati

DocGenius rispetta il diritto degli utenti alla portabilità dei propri dati. Ciò significa che hai la possibilità di esportare i tuoi dati personali che conserviamo, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da una macchina.

Per esportare i tuoi dati, segui questi passaggi:

1. Accedi al tuo account sulla piattaforma DocGenius.
2. Accedi alle impostazioni del tuo account.
3. Seleziona l'opzione "Esporta i miei dati".
4. Verrà generato un file in formato JSON contenente i tuoi dati personali.
5. Riceverai un'e-mail entro 48 ore dalla tua richiesta, contenente un link per scaricare il file.

6 Sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati è una priorità assoluta per DocGenius. In questa sezione, descriveremo le misure rigorose che adottiamo per proteggere le informazioni personali da accessi non autorizzati o utilizzi impropri, garantendo così la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati dei nostri utenti.

6.1 Sicurezza dei sistemi informatici

La sicurezza dei sistemi informatici è una priorità assoluta per DocGenius, garantendo la protezione e la riservatezza dei dati personali dei nostri utenti. Per raggiungere questo obiettivo, vengono attuate diverse misure specifiche:

• Gestione rigorosa degli accessi: L'accesso ai sistemi informatici è strettamente controllato. Implementiamo un'autenticazione a più fattori per tutti gli accessi importanti, limitando l'accesso ai dati ai soli dipendenti che ne hanno bisogno per svolgere le proprie mansioni.
• Test di penetrazione regolari e revisioni della sicurezza del codice: Per identificare e correggere proattivamente le vulnerabilità, conduciamo regolarmente test di penetrazione e revisioni della sicurezza del codice.

Queste misure sono completate da un monitoraggio continuo e da audit di sicurezza regolari effettuati da fornitori specializzati, garantendo così che i nostri sistemi informatici rimangano sicuri contro le minacce emergenti. In caso di incidente di sicurezza che coinvolge i dati personali, DocGenius reagisce prontamente per valutare l'entità dell'incidente e informa gli utenti interessati entro 48 ore tramite e-mail, fornendo loro consigli su come proteggere i propri account.

6.2 Formazione dei dipendenti

La formazione dei dipendenti è essenziale nella nostra strategia di sicurezza dei dati. Ogni membro del nostro team partecipa a un programma di formazione annuale volto a rafforzare la protezione e la riservatezza dei dati personali dei nostri utenti. I principali argomenti trattati durante questa formazione includono:

• Sensibilizzazione generale al GDPR: Una presentazione completa del Regolamento generale sulla protezione dei dati, che spiega la sua importanza, i principi fondamentali e la sua applicazione nelle nostre operazioni quotidiane.
• Diritti degli utenti: Una panoramica dettagliata dei diritti conferiti agli utenti dal GDPR, come il diritto di accesso, rettifica, cancellazione e portabilità dei dati, nonché il modo in cui questi diritti possono essere esercitati.
• Responsabilità dei dipendenti: Linee guida chiare sulle responsabilità individuali di ciascun dipendente per garantire la conformità con le normative vigenti, incluse le procedure da seguire in caso di richiesta di accesso ai dati da parte di un utente o di violazione dei dati.

6.3 Audit di sicurezza

Gli audit di sicurezza costituiscono un pilastro fondamentale della nostra strategia di protezione dei dati presso DocGenius. Questi audit vengono effettuati su base annuale, garantendo una valutazione completa dei nostri sistemi e delle nostre pratiche in materia di sicurezza.

• Frequenza e metodologia: Gli audit vengono effettuati ogni anno, comprendendo test di penetrazione e revisioni della sicurezza del codice. Questo approccio metodico ci consente di identificare proattivamente le potenziali vulnerabilità e di assicurarci che i nostri sistemi siano aggiornati con le migliori pratiche di sicurezza.
• Partner specializzati: Per condurre questi audit, DocGenius si avvale di un'azienda esterna di cybersicurezza riconosciuta per la sua competenza. Questa collaborazione garantisce una valutazione oggettiva e approfondita della nostra infrastruttura e delle nostre applicazioni.
• Azioni correttive: In seguito ai risultati degli audit, vengono attuate azioni correttive immediate per qualsiasi vulnerabilità identificata. Inoltre, viene stabilito un piano di revisione del codice regolare per le aree considerate a rischio, rafforzando così il nostro impegno per la sicurezza dei dati dei nostri utenti.

Questi audit di sicurezza sono un elemento chiave del nostro impegno a mantenere la fiducia dei nostri utenti e a garantire la protezione dei loro dati personali contro le minacce emergenti. DocGenius si impegna a seguire le raccomandazioni derivanti da questi audit e a continuare a migliorare le proprie pratiche di sicurezza per rispondere agli standard più elevati.

7 Modifiche alla politica sulla privacy

DocGenius si impegna a mantenere aggiornata la propria politica sulla privacy per riflettere le evoluzioni delle nostre pratiche di trattamento dei dati, nonché i cambiamenti nelle leggi e nei regolamenti applicabili. Per questo motivo, ci riserviamo il diritto di modificare questa politica in qualsiasi momento.

Quando vengono apportate modifiche a questa politica, DocGenius invia un'e-mail a tutti gli utenti registrati 30 giorni prima che le modifiche entrino in vigore. Questa e-mail fornirà un riepilogo delle modifiche principali e un collegamento al testo completo della politica aggiornata sul nostro sito web.

Gli utenti hanno diverse opzioni quando ricevono la notifica delle modifiche:

• Accettare le modifiche: Gli utenti possono scegliere di accettare le modifiche continuando a utilizzare la piattaforma dopo l'entrata in vigore delle modifiche.
• Contattare il DPO per chiarimenti: Se si hanno domande o preoccupazioni, gli utenti sono invitati a contattare il nostro Responsabile della protezione dei dati (DPO) all'indirizzo dpo@docgenius.app per ottenere chiarimenti.
• Rifiutare le modifiche: Se gli utenti non accettano le nuove condizioni, possono chiudere il proprio account.